Özel ve resmi kurumlarda en büyük sıkıntıların arasında yer alan arşiv sorunu dijital çağı ile birlikte sorun olmaktan çıkıyor. Bir çok resmi dairede sadece arşiv için özel görevliler çalıştırılırken, bilgisayar ve dijitalin getirdiği kolaylıkla gerek özel gerekse resmi daireler bu sorundan kurtuluyor.
Hem zaman hem de mekan açısında ciddi sıkıntıya neden olan arşiv tutma ve saklama yöntemi çağın getirdiği yenilikler ve teknolojik gelişmeler sayesinde sorun olmaktan çıkacak.
Arşiv yönetmeliğine göre dosyalar durumu ve özelliğine göre 5-10-15 ve sınırsız süre olmak üzere saklanmak zorunda. Bu durumda özellikle resmi kurumlarda en büyük sıkıntı olan arşiv artık, bir bellekte saklanabilecek ve istendiğinde de bilgisayar aracılığı ile anında bulunabilecek.
Ülke genelinde ciddi sıkıntılara neden olan arşiv sorununu çözümü için 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı resmi gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki yönemeliğin 45 maddesine göre, yeniden düzenlenmiş ve 7 Kısım 42 madde ile düzenlenerek 7 Temmuz 1993 tarih 21630 sayılı resmi gazetede yayımlanmıştı.
Görevlilere oldukça ağır yükümlülükler de yükleyen arşiv yönetmeliği kapsamında dijital arşivin bazı belgelerin çeşitli nedenlerle kaybolması ya da tahrip olmasını da önleyecek.
İşte arşiv yönetmeliğinde yer alan bazı maddeler: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Kurum faaliyetleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ve milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, manyetik teyp baskı ve benzeri belgeleri ve malzeme arşivlenmesi gerekiyor.
Son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Kurumun gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, sözleşmeler, her türlü soruşturma ve dava dosyaları ile maaş bordroları, tapu ve benzeri özellik arz eden belgeleri özenle saklanması gerekiyor. Kurum, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c ) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından sorumludur.